Een onderwerp dat mij erg boeit is een werkvakantie. Een workation. Je bent aan het werk, maar dan vanaf een andere plek. Dat kan gewoon in Nederland zijn, in een huisje of op de camping of in het buitenland. Er worden steeds meer workation reizen aangeboden Een kort verblijf of een langere stay. Een workation spreekt tot de verbeelding. Je ziet jezelf op een zonnige plek, met ander ritme. Je komt eindelijk toe aan dat ene project of het neerzetten van een gloednieuwe dienst. Je merkt dat je bergen werk verzet. Je ontmoet andere ondernemers en er ontstaan inspirerende gesprekken. Je bekijkt je werk door een zonnige roze bril. Een win-win situatie ligt in het verschiet.

Zakelijk combineren met vakantie, wat vindt de Belastingdienst daarvan?
Of een workation helemaal of gelijkelijk zakelijk wordt gezien door de Belastingdienst is erg afhankelijk van de situatie. Er zijn namelijk voorwaarden met een hoog grijs gebied gehalte. Voorwaarden zijn dat wanneer minstens 50% van de reis zakelijk is, de kosten aftrekbaar zijn. Ook moet je werkvakantie een specifieke reden hebben. Heb je geen specifieke reden om het werk op een andere plek uit te voeren dan zijn de kosten niet aftrekbaar zegt de Belastingdienst. De reis moet passen in jouw bedrijf.

 Hoe bewijs je dat jouw workation echt zakelijk is?
De Belastingdienst wil ook bewijs. Bewijs dat je workation zakelijk is. Af en toe je mail checken aan het zwembad of een beetje netwerken is niet zakelijk genoeg. Zorg dat je zakelijke mails, foto’s van je zakelijke activiteiten, bevestigingen van afspraken, bonnen, notulen, facturen, tickets bewaart. Hiermee toon je achteraf de zakelijkheid aan, waarmee je een stuk sterker staat bij een belastingcontrole.

Een partner mee op workation?
Is je workation zakelijk genoeg, dan zullen bepaalde kosten nog steeds niet aftrekbaar zijn. Neem je bijvoorbeeld je partner mee voor de gezelligheid, dan worden de kosten hiervan als privé uitgaven gezien. Een vliegticket, etentjes in restaurants, verzorging (je zonnebrandcrème), uitjes naar een museum, je koffie buiten de deur? Pech, dit zijn allemaal privé kosten. Behalve wanneer je een lunch hebt met een zakelijke relatie, dan zijn het zakelijke kosten. Je hebt je kosten daarom te verdelen in zakelijk – niet zakelijk.

In je zakelijke kosten zit altijd een privé deel
Is dat het? Nog niet helemaal. De belastingregels bepalen dat een workation grotendeels onder gemengde kosten valt. Dat betekent dat niet alle kosten volledig aftrekbaar zijn. Dit heeft te maken met dat er altijd een privé component in zit. Van het zakelijke deel is daarom 80% aftrekbaar, de overige 20% niet. Deze niet aftrekbare kosten worden vaak bij het invullen van je aangifte inkomstenbelasting  aangepast. Je fiscale winst wordt hierdoor hoger.

Alle zakelijkheden nog even op en rijtje

Wanneer is er sprake van een workation?

• Een workation moet voor minstens 50% een zakelijk karakter hebben;
• Er moet een specifieke reden zijn om het werk op een andere locatie uit te voeren.
  
  

Yes! Het is een workation. Wat mag je als kosten wel of niet aftrekken?

• Als je jouw de workation als zakelijk kunt aanmerken, betekent dat niet meteen dat alle reis- en verblijfkosten aftrekbaar zijn.
• De kosten van verblijf, vliegticket, vervoer moet je redelijk en evenredig toerekenen aan het zakelijke deel van de workation;
• Kosten van vliegticket en verblijf van reisgenoten zonder zakelijk karakter zijn niet aftrekbare zakelijke kosten;
• Een etentje met een zakenrelatie is aftrekbaar. Ga je alleen, met je partner of familie dan zijn het privé kosten. Dat is niet anders dan thuis.

 Hoe laat je zien dat het om een workation gaat
Bewaar je zakelijke mails, foto’s van je zakelijke activiteiten, bevestigingen van afspraken, bonnen, notulen, facturen, tickets altijd bij je boekhouding.

 Gemengde kosten
Kosten die vallen onder representatie, congressen, seminars en studiereis zijn gemengde kosten en slechts deels aftrekbaar. Je maakt gebruik van de 80% regeling. 20% is dus niet aftrekbaar. 

Laat je informeren
Wil je zeker weten wat op jouw situatie van toepassing is? Laat je informeren door een belastingadviseur. Laat de pret vooral niet drukken door deze regels om een op workation te gaan. Het avontuur en nieuwe horizon verkennen is waar het om draait. Dat geeft een boost aan je business en je ondernemerschap. Ik heb er zelf ook voor gekozen, want in september ga ik op workation naar Granada om gefocust te werken aan een schrijfproject voor mijn business.