Je agenda zit vol, je hebt leuke opdrachten en je bedrijf draait beter dan ooit. Goed nieuws dus. Alleen voelt het niet zo. Want ergens tussendoor zit die administratie. Die je nog “even” zou doen. Die inmiddels geen klein klusje meer is, maar een terugkerend ding waar je tegenaan blijft hikken. Als drukke ondernemer merk je dat je boekhouding er steeds vaker bij inschiet.
Je denkt regelmatig: ik pak het dit weekend wel op. Of: volgende week wordt rustiger. Alleen… dat moment komt niet. En ondertussen groeit niet alleen je bedrijf, maar ook het gevoel dat je het overzicht een beetje kwijt bent. Dat overkwam ook Tina.
Je bedrijf groeit, maar je boekhouding blijft achter
“Ik ben zo ongelofelijk druk met opdrachten, ik weet niet wanneer ik even rustig kan zitten voor mijn boekhouding en planning.” Er klinkt lichte paniek aan de andere kant van de lijn. Het is 17.30 uur en ik sta op de parkeerplaats bij de supermarkt wanneer Tina belt. Ze is onderweg naar huis van een opdrachtgever en belt vanuit de auto. Ik sta op het punt om nog even een paar boodschappen te doen, met één been al buiten de auto. “Komt het uit om even met je te praten, want ik overzie het niet meer.”
Geen tijd voor je boekhouding als drukke ondernemer
Tina doet zelf haar boekhouding. Achter de schermen kijk ik met haar mee en houd een vinger aan de pols, zoals we hebben afgesproken. Ik zie al een tijdje veel onverwerkte facturen staan en een oplopende hoeveelheid te betalen facturen. Het belletje komt niet helemaal onverwachts en daarom besluit ik dat de boodschappen moeten wachten tot morgen.
Stress door achterstallige boekhouding en openstaande facturen
“Altijd weer die cijfers” verzucht ze. “Ik heb er zo’n hekel aan. Zodra ik bij ben, loop ik een maand later al weer achter. Er moet echt wat veranderen. Ik krijg zo’n stress van de boekhouding.” Ik laat haar even uitrazen, want iets of iemand moet toch de schuld krijgen. Het is een momentopname, zo aan het einde van de middag na een drukke dag, dat begrijp ik best. Alleen komt dit niet zomaar uit de lucht vallen. Het sudderde al een tijdje, maar kreeg geen aandacht. En nu klopt het gevoel dat ze het niet meer kan overzien stevig aan de deur. En is ze boos op die stomme boekhouding.
Wat als er geen ruimte meer in je agenda zit?
“Okay, ik speel even de advocaat van de duivel: stel dat je morgen ziek bent. Hoe ga je dat dan oplossen? Welke opdrachten zou je door kunnen schuiven om nu wat lucht te krijgen?” Misschien is het niet de beste vraag op dit moment, maar ik wil zien of ze ergens ruimte kan vinden en zo de paniek wat kan indammen. “Ik kijk even in de agenda” zegt Tina. Ik roep snel: “je staat toch wel op een parkeerplek hoop ik?” De laatste keer belde ze me onder het rijden en wilde nog snel even iets checken op de telefoon. Ze moet lachen en zegt dat ze inderdaad op een parkeerplek staat.
Nee, er is geen enkele ruimte. Ook niet als ze ziek zou worden. Echt niet. Komende weken althans niet, alles staat vol.
Meer overzicht in je boekhouding begint met één kleine stap
Vaak helpt een eerste kleine actie om weer overzicht te krijgen. Dan ontstaat het gevoel dat je ermee aan het werk bent. “Ik zie in je boekhouding nog behoorlijk veel te betalen facturen, en er staat genoeg geld op de bank om ze te betalen” zeg ik. Dat beaamt ze. “Dan is dat de eerste actie die je moet doen: je facturen betalen. Dit weekend nog. De rest komt later wel” stel ik haar gerust.
Tina is blij met een duidelijke opdracht. Ik krijg op zaterdagochtend een appje dat ze alle facturen heeft betaald. Een smiley volgt. Fijn, de eerste stap is gezet.
Praktische tips voor meer rust en overzicht in je administratie
Soms klinkt het ‘jufferig’ om te zeggen wat een ander moet doen. Meestal houd ik me daar verre van, maar soms is het precies wat nodig is om weer richting te geven. Een kleine achterstand is in te halen. Terugkerende achterstallige boekhouding, of andere to-do’s, geeft echter een onrustig gevoel. De stapel taken lijkt steeds groter en vormt een blok aan je been. Het vraagt daarom een andere mindset en werkwijze: kleine stapjes. Het klinkt als een open deur, maar het werkt. Kleine stappen zetten en automatiseren waar kan. Zo wordt je boekhouding een hulpmiddel om overzicht te houden, keuzes te maken en je bedrijf én jezelf gezond te houden.
Een paar praktische tips voor drukke ondernemer:
- Plan een vast moment in je week, zo creëer je regelmaat
- Automatiseer waar mogelijk, zoals facturen en betalingen
- Werk in kleine stappen en vier elke vooruitgang
- Gebruik checklists of vaste routines om je hoofd leeg te maken
- Zie je administratie als kompas, in plaats van als een last
- Houd tussentijds korte pauzes voor een frisse blik op je to-do’s
Waarom een groeiend bedrijf vraagt om anders werken
Een lekker lopend bedrijf kan snel overweldigend worden. Tina heeft zich zo lang op haar klanten en opdrachten gefocust dat de balans is zoekgeraakt. Irritatie over iets als een boekhouding is een symptoom van te druk voelen. Deze fase in haar bedrijf vraagt om iets anders; het gaat om de balans tussen in en aan je bedrijf werken.
We hebben een afspraak gemaakt voor een strategiesessie, over twee weken. Hierin komen overtuigingen en gedrag zeker aan de orde. Maar er is ook aandacht voor de praktische kant, zodat haar bedrijf op álle fronten lekker gaat lopen.
Hulp nodig bij je boekhouding of planning?
Herken jij je in Tina? Wanneer je voelt dat het jou ook over dreigt te lopen, is het fijn wanneer iemand met je meekijkt. Je kunt eenvoudig een afspraak maken in mijn agenda als je erover wilt sparren.
Want eerlijk? Je wilt jouw kostbare tijd niet kwijt zijn met zorgen over je boekhouding als drukke ondernemer, maar met ondernemen en groeien in je bedrijf.
