Er komt een moment in bijna elke onderneming waarop je agenda voller raakt dan je lief is. Waar je ooit alle tijd had om klanten te helpen, offertes te maken, je administratie bij te werken én nieuwe ideeën uit te werken, lijkt alles ineens tegelijk te komen. Veel ondernemers merken dan dat ze als ondernemer te druk zijn. Een luxeprobleem, zou je kunnen zeggen. Want het betekent dat je bedrijf groeit.
Toch is groei niet altijd alleen maar fijn. Meer klanten betekent vaak ook meer e-mails, meer administratie, meer afspraken en meer verantwoordelijkheid. Veel ondernemers merken pas laat dat ze niet alleen meer werk hebben gekregen, maar ongemerkt ook meerdere functies tegelijk zijn gaan vervullen.
Wanneer is het tijd om werk uit te besteden als ondernemer?
Vandaag spreek ik mijn klant Sanne in een gezellig koffietentje. Soms is het fijn om even los te komen van je vaste werkplek, om ergens anders te spreken. Sanne is grafisch vormgever en begon een paar jaar geleden haar eigen onderneming. Ze is enthousiast en heeft veel passie voor haar vak. Dankzij haar sterke netwerk groeit haar bedrijf snel. Nieuwe opdrachten komen makkelijk binnen. Maar nu ze tegenover me zit met haar koffie in de hand en haar laptop open, zie ik het meteen: ze oogt vermoeid.
“Ik weet eigenlijk niet meer waar ik moet beginnen” zegt ze, terwijl ze met haar vinger over het scherm scrolt. “En dat is best gek, want het gaat juist goed.”
Wanneer groei een probleem wordt in je bedrijf
Sanne vertelt hoe haar dagen eruitzien. Over de intakegesprekken die ze voert, de ontwerpen die ze maakt, de klanten die ze helpt. Maar ook over de mailbox die nooit leeg is, de offertes die nog gemaakt moeten worden, de afspraken die ingepland moeten worden en de administratie die steeds naar een later moment wordt doorgeschoven.
“Ik ben zó blij met alle opdrachten” zegt ze. “Maar ik loop achter de feiten aan. Mijn to-do-lijst groeit sneller dan ik hem kan afvinken. En alles zelf doen… dat werkt niet meer. Alleen, wanneer moet je hulp inschakelen? En wat geef je dan uit handen? Ik weet dat er iets moet gebeuren, want ik voel me moe en heb een kort lontje. Ik werk me een slag in de rondte. En toch voelt het alsof ik nergens echt mee rond kom.”
Te druk geworden om alles zelf te blijven doen
Hoe herkenbaar is dat voor veel groeiende zzp’ers. Als eenmaal de opdrachten en het succes komen, volgt er iets anders, namelijk een tekort aan tijd, ruimte en rust. Haar doorsneeweek ziet er propvol uit. Zou er iets uitvallen, een ziek kind, of een klant met spoed, dan stort alles in.
“Ik weet wel dat ik dingen uit handen moet geven” vervolgt ze, “maar ik heb ook geen tijd om iemand in te werken. En wat als het niet goed gebeurt? Of als ik uiteindelijk meer tijd kwijt ben aan uitleg dan wanneer ik het gewoon zelf doe?”
Alles zelf doen als ondernemer: waarom dat niet vol te houden is
Ik snap het. Ze heeft het altijd zelf gedaan. In het begin van je ondernemerschap doe je nu eenmaal alles zelf. Je voelt je verantwoordelijk voor elk onderdeel in je bedrijf. Maar verantwoordelijkheid betekent niet dat je alles zelf moet blijven doen. Wanneer je het niet meer kunt bolwerken en steeds over je grenzen gaat, is het tijd om te herbezinnen. Dat is wanneer je de kwaliteit niet meer kunt leveren waar je zo voor staat en/of een risico van een burn-out op de loer ligt. Dat is het niet waard en dat zeg ik haar ook.
Welke taken kun je als ondernemer uitbesteden?
Ik vraag haar niet naar wat ze wil uitbesteden, maar wat alleen zij kan doen. Daar moet ze even over nadenken. “Het creatieve stuk” zei ze uiteindelijk. “Het bedenken van een concept. Het ontwerpen. Het vertalen van een idee naar een beeld dat precies past bij een klant. Daar krijg ik energie van. Maar dingen als administratie, planning, offertes maken… misschien hoeft dat niet per se door mij gedaan te worden.”
Sanne gaat rechtop zitten. Ik zie dat er iets verandert. Misschien moet ze toch de sprong wagen en hulp inschakelen. Nu deze gedachte vorm heeft gekregen, wil ze aan de slag. We maken samen een lijst. Wat zijn de terugkerende taken? Welke kosten haar veel tijd en energie? Wat is het eerste dat ze van haar bordje kan halen? En wat kan geautomatiseerd worden?
Focus op werk dat alleen jij als ondernemer kunt doen
Er gaat vaak te veel tijd zitten in taken die gedaan moeten worden, maar waar je van uitblust. Je bent als ondernemer te druk met ruis. De werkzaamheden waarin jouw kennis, ervaring en talent het verschil maken vormen de basis van je bedrijf. Het is jouw expertise dat voor het succes van je bedrijf zorgt. Zoek daarnaast naar een oplossing voor de taken die ook prima door iemand anders uitgevoerd kunnen worden.
Sanne heeft besloten om klein te beginnen met een virtual assistent. Iemand die haar mailbox kan beheren, afspraken inplant en administratieve taken kan overnemen. Die heeft ze al gevonden; een jonge startende ondernemer met lol in het organiseren en automatiseren van planning en administratie. Iemand met wie Sanne snel kan schakelen, zo fijn!
Wat kost het als je geen hulp inschakelt in je bedrijf?
Het is logisch dat je eerst kijkt naar de kosten wanneer je hulp gaat inschakelen. Maar minstens zo belangrijk is de vraag: wat kost het als je doorgaat zoals nu? Wat kost het als je steeds achterloopt? Als je avonden opgaan aan administratie? Als je minder energie hebt voor klanten, nieuwe ideeën of voor jezelf?
Hulp inschakelen helpt bij tijd besparen en ruimte creëren. Ruimte om te ondernemen vanuit je kracht. Ruimte om weer plezier te hebben in wat je doet. Bovendien is het een stuk gezelliger voor je omgeving. En je hoeft natuurlijk niet alles uit handen te geven, want soms is één taak al genoeg om mee te beginnen.
Herken je jezelf in dit ondernemersprobleem?
Dan is het misschien tijd om eens eerlijk naar je eigen onderneming te kijken. Ik help je om inzicht te krijgen in je cijfers, je processen en je dagelijkse werkzaamheden. Zodat je betere keuzes kunt maken en meer tijd overhoudt voor het werk waar jij goed in bent.
Eens sparren? Plan hier dan je vrijblijvende gesprek
