“Jij bent altijd zo goed gestructureerd, je hebt alles goed georganiseerd en het lijkt wel alsof ik bijna in jouw hoofd kan kijken om te weten waar jij bepaalde informatie hebt opgeslagen” zei mijn collega een tijdje terug tegen mij. Oh boy, je moest eens weten dacht ik.
Tientallen schriften, ordners en boekjes
Mijn poging om orde in de chaos van mijn hoofd te houden mondt zich uit in tientallen schriften, ordners, boekjes, blaadjes en agenda’s online en offline. Ik maak in mijn mail overal mapjes voor en probeer een logische vertaling te maken voor mijn brein, omdat die het anders niet meer volgt. Want ik kan iets op alfabetische volgorde bewaren, of per onderwerp, of per jaar. En zo mix en match ik naar lieve lust, afhankelijk van wat ik op dat moment logisch vind.
Ze wilde graag overzicht in haar financiën
Toen een nieuwe klant eind december belde om een afspraak te maken schreef ik tijdens het telefoongesprek mee in het schrijfblok dat op dat moment toevallig voor me lag. Met vlugge aantekeningen en krabbels had ik haar gegevens en probleem in kaart gebracht. Ze wilde graag overzicht in haar financiën, want ze had stress over geld. Daardoor had ze het idee geen goede keuzes kunnen maken. Het gaf haar onrust. “Ik mail je na oud en nieuw” beloofde ik haar, “zodat je vast informatie kunt verzamelen voor onze afspraak en dan brengen we structuur en overzicht in je cijfers.”
Structuur behouden met gekleurde ordners
Ondertussen heb ik in de kerstvakantie tien nieuwe ordners in tien verschillende kleuren en vijf verschillende gekleurde schrijfblokken besteld, zodat ik soort bij soort, onderwerp bij onderwerp en klant bij klant kan bewaren en zodoende structuur kan behouden. Een hele goede gedachte vond ik, ware het niet dat ik mijn aantekeningen van deze klant niet meer wist terug te vinden. In mijn hoofd wist ik precies hoe de aantekeningen eruit zagen, maar in welke ordner had ik ze gestopt? Natuurlijk kwamen ze ergens tevoorschijn, ik had ze op een hele logische plek bewaard.
Ik probeer mijn brein in slaap te sussen
Mijn hoofd staat voor mijn gevoel altijd aan. Wanneer ik in de nacht wakker word om naar het toilet te gaan, kan het zomaar zijn dat de gesprekken in mijn hoofd het ontbijt al hebben overgeslagen en in vergadering gaan. Ik pak dan mijn oortjes en zet een podcast op of een meditatie, in de hoop dat ik mijn brein kan afleiden en opnieuw in slaap kan sussen. Soms lukt dat en soms laat ik de vergadering maar op z’n beloop. Ik kan dan ook stikjaloers zijn op mijn man, wanneer ik hem vraag ‘waar denk je aan?’ en hij dan zegt: ‘aan niks.’
De interne gesprekken verdwijnen als sneeuw voor de zon
Wanneer ik mijn klanten help met hun financiën of boekhouding verdwijnen de interne gesprekken in mijn hoofd als sneeuw voor de zon. Dan weet ik heel precies wat de eerste stap moet zijn, wat daarna komt en waar er nog dingen ontbreken. Ik check of alles klopt wat hoort te kloppen en zie gelijk wat niet kan kloppen. Ik maak het overzichtelijk en compleet. Mijn klant is dan super blij met mijn organisatietalent en rustige manier van doen.
De beste bakker eet oud brood
Ik troost me daarom nu nog even met het gezegde dat de vakschilder zijn huis niet heeft geschilderd en de beste bakker oud brood eet. Maar daar laat ik mezelf op korte termijn niet meer mee wegkomen, want stel je eens voor hoeveel tijd ik overhoud wanneer ik mijn eigen mix en match systeem inruil voor een echt systeem met structuur, dat al logisch is ingericht? Dat komt neer op een extra boek lezen in de week. Of een flinke wandeling in plaats van een blokje om. Of in alle rust voorbereiden op de dag. Het voelt als een Walhalla.
Hoe houd jij structuur in wat je te doen hebt?
7 januari 2024